Je eerste medewerker aannemen is een mooie stap. Het betekent dat je onderneming groeit. Tegelijk komt er een stuk administratie bij dat voor veel ondernemers nieuw is: de loonadministratie. Loonheffingen, loonstroken, aangiftes en regelingen zoals de werkkostenregeling. In dit artikel lees je wat er bij komt kijken, waar het vaak misgaat en wanneer het verstandig is om dit uit handen te geven.
Wat valt er onder loonadministratie?
Loonadministratie is meer dan maandelijks salaris overmaken. Je moet als werkgever onder andere zorgen voor:
- Registratie als werkgever bij de Belastingdienst, vóór de eerste loonbetaling
- Een correcte loonstrook per medewerker per loonperiode
- De aangifte loonheffingen, meestal per maand of per vier weken
- Afdracht van loonbelasting, premies volksverzekeringen en werknemersverzekeringen
- De jaaropgave voor elke medewerker
- Toepassing van de werkkostenregeling (WKR) voor vergoedingen en verstrekkingen
- Pensioenafdracht als je onder een verplicht bedrijfstakpensioenfonds valt
Daarnaast moet je de cao kennen die op jouw branche van toepassing is, en veranderen tarieven en regels vrijwel elk jaar. Wat in 2026 geldt, kan in 2027 weer anders zijn.
Waar gaat het vaak mis?
Te laat aanmelden als werkgever
Je moet aangemeld zijn als werkgever voordat je de eerste medewerker betaalt. Ondernemers die dit vergeten, lopen direct achter met hun eerste aangifte.
Aangifte loonheffingen te laat of onjuist
De aangifte loonheffingen heeft een vaste deadline. Te laat indienen of te laat betalen kan een boete opleveren. En een fout in een eerdere aangifte moet je corrigeren, wat extra werk is.
De werkkostenregeling niet of verkeerd toepassen
Via de WKR mag je een percentage van je totale loonsom onbelast vergoeden of verstrekken, bijvoorbeeld een kerstpakket of een bedrijfsuitje. Kom je boven de vrije ruimte, dan betaal je een eindheffing. Veel kleine werkgevers benutten de vrije ruimte niet, of overschrijden hem zonder het te weten.
Dga-salaris vergeten
Heb je een bv, dan ben je als directeur-grootaandeelhouder zelf ook werknemer van je bv. Je moet jezelf een gebruikelijk loon uitkeren en daar loonheffingen over afdragen. Ook zonder ander personeel heb je dus een loonadministratie.
Zelf doen of uitbesteden?
Met één of twee medewerkers en een eenvoudige situatie is zelf doen met goede software mogelijk. Maar zodra er een cao, een pensioenfonds, wisselende uren, ziekte of ontslag bij komt kijken, wordt het snel specialistisch. De kans op fouten neemt toe, en fouten in de loonadministratie raken direct je medewerkers.
Veel werkgevers kiezen er daarom voor om hun loonadministratie uitbesteden aan een kantoor dat dit dagelijks doet. Je levert de mutaties aan, zoals uren, verlof en nieuwe medewerkers, en het kantoor verzorgt de loonstroken, de aangiftes en de jaaropgaven. Het voordeel is dat je zeker weet dat de actuele tarieven en regels worden toegepast, zonder dat je die zelf hoeft bij te houden.
Waar let je op bij het kiezen van een salariskantoor?
- Ervaring met jouw branche en de bijbehorende cao
- Een vast tarief per loonstrook of per medewerker, zodat de kosten voorspelbaar zijn
- Een digitaal portaal waar medewerkers zelf hun loonstroken kunnen inzien
- De mogelijkheid om ook de financiële administratie en de jaarrekening bij dezelfde partij onder te brengen
- Advies over de WKR en over het dga-salaris, niet alleen verwerking
Dat laatste punt is belangrijker dan het lijkt. Een kantoor dat alleen loonstroken draait, mist de samenhang met je overige cijfers. Een kantoor dat accountant en fiscalist in één is, zoals Taxcount, neemt de loonadministratie mee in het totale fiscale plaatje van je onderneming.
Personeel aannemen brengt verplichtingen mee die je niet kunt uitstellen: aanmelden als werkgever, maandelijks aangifte doen en de regels elk jaar bijhouden. Doe je dit zelf, zorg dan voor goede software en plan de deadlines. Groeit je team of wordt je situatie complexer, dan is uitbesteden in de meeste gevallen de rustigste keuze, zeker als je daarmee ook je overige administratie en fiscale advies onder één dak brengt.