Een ERP-systeem is een cruciale stap in de groei en efficiëntie van je organisatie. Geen wonder dus dat veel ondernemers hiermee bezig zijn. Toch gaan veel voordelen van ERP-systemen in de praktijk vaak verloren door een verkeerde implementatie. Je leest hier hoe je de 5 belangrijkste valkuilen vermijdt.
Onvoorbereid aan de start verschijnen
Een ERP-implementatie begint altijd met een specifieke uitdaging in je organisatie. Er is immers een reden waarom je meer wilt weten over ERP’s. Klinkt logisch. Toch staan veel ondernemers hier onvoldoende bij stil. Zo loont het om langer te denken in problemen, alvorens gelijk in oplossingen te duiken. Maak het doel voor je ERP dus eerst zo concreet mogelijk. Zo sta je goed voorbereid aan de start van je implementatie.
Waar liggen bijvoorbeeld de grootste inefficiënties? Welke knelpunten moeten worden aangepakt? Waar maken we onnodig hoge kosten? Een duidelijk doel voor je ERP maakt de implementatie ervan eenvoudiger. Daarbij helpt het om deze doelstellingen SMART te maken. Denk aan: ‘het verhogen van de omzet met X%’, ‘het verminderen van voorraadkosten met X%’ of het verbeteren van de klanttevredenheid naar een NPS van X%’.
Werken zonder duidelijke planning
Met een duidelijk doel kun je ook een gedetailleerde planning opstellen voor het hele implementatieproces. Er zijn namelijk een aantal belangrijke stappen te doorlopen. Overzicht geeft daarbij rust.
Stel eerst vast welke stappen jouw organisatie moet doorlopen bij de implementatie van een ERP. Denk aan de selectie van een ERP, de intergratie in de organisatie tot aan testen en training voor je medewerkers. Denk daarbij goed na over de hoe lang dit proces mag duren en hoeveel tijd je hebt per stap. Vraag je ook af of een ERP-partner dit proces eenvoudiger maakt of bijvoorbeeld versnelt.
Een goed doordacht plan helpt je in de praktijk enorm om de implementatie soepel en succesvol te doorlopen. Zo profiteer je extra (snel) van alle voordelen.
Belanghebbenden onvoldoende betrekken
Uiteindelijk run je het ERP-systeem samen met je team. De mate van succes hangt dus ook af van hoeveel mensen je vanaf het begin betrekt bij het implementatieproces. Denk hierbij aan werknemers, managers en IT-personeel. Maak voor de organisatie een lijst van de mensen die direct impact ondervinden van het nieuwe systeem.
Organiseer bijvoorbeeld regelmatig overleggen met hen waarbij je ze update over de voortgang van de implementatie. Geef ze ook de ruimte om feedback te geven en eventuele zorgen te uiten. Dit creëert een gevoel van betrokkenheid en ownership bij het hele team.
Ook na de implementatie blijft het belangrijk om je team te (blijven) betrekken bij de ERP. Blijf bijvoorbeeld ervaringen en feedback uitvragen en verbeter de werkwijze regelmatig met deze feedback.
Onvoldoende training en ondersteuning
Het implementeren van nieuwe systemen draait om meer dan alleen techniek. Misschien een open deur. Toch lopen veel mkb-ondernemers hier in de praktijk vroeg of laat tegenaan. Zo is er aan het begin van de implementatie veel aandacht voor de organisatieverandering. Denk aan trainingen, presentaties en workshops. Eenmaal geïmplementeerd verdwijnt het ‘nieuwe’ karakter van de verandering. Daarmee vermindert ook vaak de aandacht voor de menselijke kant van de verandering.
Voldoende doorlopende trainingen en ondersteuning na de implementatie is in veel gevallen een randvoorwaarde om voordeel te halen uit alle functionaliteiten van het ERP-systeem. Een speciaal ondersteuningsteam dat praktische vragen van medewerkers beantwoordt kan al voldoende zijn om grote problemen tijdig op te lossen. Ook zetten sommige organisaties een ‘train-de-trainer-programma’ op waarbij meer ervaren medewerkers worden opgeleid om hun collega’s te trainen en te ondersteunen tijdens het gebruik van het nieuwe systeem. Deze personen kunnen vervolgens zelf weer andere collega’s trainen.
Blindstaren op maatwerk
Maatwerkoplossingen maken ERP-systemen tot erg succesvolle oplossingen voor veel organisaties. Tegelijkertijd staren sommigen zich er soms blind op. Een compleet maatwerkpakket vereist namelijk een hoge investering, terwijl de uiteindelijke maatwerkfunctionaliteiten ook vaak met bestaande functionaliteiten van een ander ERP-systeem opgepakt kunnen worden. Bovendien is het onderhoud en upgraden vaak kostbaar.
Probeer in plaats daarvan je eerst te verdiepen in de standaardoplossingen, die eventueel geconfigureerd kunnen worden naar je specifieke eisen. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van configureerbare workflows binnen het ERP om aanpassingen te maken aan bestaande processen, zonder dat je hiervoor per se maatwerk ontwikkeling moet gebruiken.
Leg het fundament voor een succesvolle implementatie
Het vermijden van deze vijf veelvoorkomende fouten helpt bij een succesvolle ERP-implementatie voor je MKB-bedrijf. Door je goed voor te bereiden, duidelijke doelstellingen te stellen, te investeren in training en ondersteuning, te kijken naar maatwerkmogelijkheden en belanghebbenden actief te betrekken, vergroot je direct de kans op een soepele en effectieve implementatie van je ERP-systeem.